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费用的真实、合理、相关性,如何证明?

日期:2018-02-23

       问:企业日常生产经营中经常发生修理费、会议费、业务招待费、办公费,该如何证明其发生的真实性、合理性、相关性?

  答:从实操角度,归纳总结如下:

  (一)修理费支出

  (1)真实性:要取得修理费发票,修理耗用零配件等明细,费用支付凭据等;

  (2)合理性:发生的修理费支出金额一定要符合常理,比如修理小零件却支出大金额,显然不合理,不得税前扣除;

  (3)相关性:修理的资产必须是企业自有资产,发生的修理费才能税前扣除。比如非企业车辆发生的修理费或者企业没有车辆却支出车辆修理费,显然支出不实,与取得的收入无关,不得税前扣除。

  也就是说,企业支出的修理费,必须有发票、修理清单、支付凭证等,还必须是本企业自有资产发生的,且金额和事项的发生符合常理才能税前扣除。

  (二)会议费支出

  (1)真实性:需要取得会议费发票,提供支付凭证,同时还要提供会议费通知(包括会议时间、地点、出席人员、会议内容、目的、费用标准等)、签到表、会议纪要等证明其真实性的资料;

  (2)合理性和相关性:会议费支出金额,开票方经营范围是否可以提供会议服务等业务,符合情理的,才可税前扣除。比如会议费金额为整数,相比一般会议金额偏大,或者开票方只可提供餐饮服务却开出会议费发票等,均不合常理,所得税前也就不得扣除。

  (三)业务招待费支出

  (1)真实性:需要提供发票,支付凭证等资料自我举证;

  (2)合理性和相关性:虽然业务招待费支出没有定量指标,但税务稽查时往往会选择一般商业做常规参考。因此,企业应把握金额要符合常理,发生的费用项目符合逻辑。

  (四)办公费支出

  (1)真实性:除需提供发票,支付凭证外,还要提供办公用品的明细清单等资料;

  (2)合理性和相关性:购买的办公用品数量、金额、物品种类等要符合企业实际所需,如明显不合常理,不得税前扣除。

  小结:每提到企业所得税税前扣除凭证,自然首先想到的就是发票,但是按照现行税法,发票应当只是所得税税前扣除凭证中重要的一种。换言之,既不是没有发票就绝对不准扣除,也不是有了发票就一定准予扣除。因此,企业发生的成本费用税前扣除凭证,不仅要符合税收法律、法规的规定,而且需要其他单证去辅助证明费用的真实性,合理性和相关性,才能税前扣除。